S’appuyant sur les enseignements tirés de la première partie de cette série, dans laquelle nous avons exploré les différents facteurs stratégiques, psychologiques, relationnels, organisationnels et contextuels qui peuvent rendre un partenaire de négociation imprévisible, cet article aborde la question pratique de la manière de relever ce défi.
Reconnaître les sources d’imprévisibilité chez votre interlocuteur est une première étape cruciale, car cela vous permet d’anticiper l’incertitude et de protéger vos intérêts. Plus généralement, une préparation minutieuse est essentielle pour élaborer une stratégie résiliente face à la volatilité. Une telle stratégie doit non seulement clarifier vos propres objectifs, mais aussi prévoir une série de scénarios et réduire l’incertitude.
Cependant, l’imprévisibilité d’un interlocuteur à la table des négociations, qu’elle soit délibérée ou accidentelle, peut toujours perturber vos plans, votre communication et compliquer la prise de décision, quel que soit votre niveau de préparation. Il est néanmoins important de reconnaître le potentiel de l’imprévisibilité pour trouver des solutions innovantes et découvrir des intérêts cachés, plutôt que de la considérer uniquement comme une menace.
En adoptant une approche structurée et collaborative, l’imprévisibilité peut être transformée en une source d’opportunités pour résoudre les problèmes de manière créative et parvenir à des accords durables. Quelles stratégies peuvent donc vous aider à renforcer vos compétences dans la gestion de contreparties imprévisibles ?
Image générée par Napkin.ai par Paul Courtois
1. Quelle approche adopter face à un comportement imprévisible lors d’une négociation ?
Face à un interlocuteur imprévisible, il est essentiel de rester calme et bien préparé. Définissez clairement vos objectifs, vos priorités et vos positions de repli pour rester concentré sur vos intérêts fondamentaux et éviter de vous laisser déstabiliser par des revirements soudains ou des tactiques perturbatrices.
Apportez de la structure et de la clarté à la négociation en posant des questions clarificatrices, en faisant régulièrement des résumés et en établissant des ordres du jour structurés. Des vérifications fréquentes et des accords écrits permettent d’éviter les malentendus et d’assurer la stabilité, tandis que la confirmation systématique des accords permet de réduire la confusion et la surcharge cognitive.
Enfin, privilégiez la collaboration à la confrontation. Concentrez-vous sur la résolution conjointe des problèmes et invitez votre interlocuteur à trouver des solutions ensemble. Cette approche coopérative permet de rétablir la confiance et d’augmenter les chances d’aboutir à des résultats créatifs et mutuellement avantageux, même dans le cadre de négociations difficiles.
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Situation fictive illustrative : Au cours d’intenses sessions de rédaction des nouvelles lignes directrices sur la protection des données numériques, une conseillère politique du Secrétariat général du Conseil collabore avec un juriste de la Commission européenne réputé pour son style de négociation imprévisible. Au cours des réunions, il change constamment de position, accueillant parfois avec enthousiasme de nouvelles propositions pour les rejeter quelques heures plus tard. Il soulève également de nouvelles préoccupations à la dernière minute et insiste pour revenir sur des décisions qui semblaient définitives.
Pour gérer ces perturbations, la conseillère politique se concentre sur ses objectifs principaux et consigne en détail toutes les discussions. Elle commence chaque réunion avec un ordre du jour clair, pose fréquemment des questions de clarification pendant les sessions et résume les accords par écrit avant de passer à l’étape suivante. Lorsque le juriste propose des changements inattendus, elle fait une pause pour revoir ce qui a déjà été convenu, confirme les points par écrit et l’invite à collaborer avec elle pour trouver des solutions pratiques.
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2.Comment garder le contrôle face à un interlocuteur imprévisible ?
Pour garder le contrôle dans une telle situation, il faut avant tout garder son sang-froid et rester concentré. Il faut éviter de refléter les émotions de votre interlocuteur et centrer la conversation sur les questions essentielles plutôt que sur les dynamiques personnelles. Vous devez vous en tenir à vos principes et à vos objectifs principaux, même lorsque les négociations deviennent tendues ou confuses.
Utilisez la transparence et les pauses stratégiques pour garder le contrôle. Il est important de communiquer clairement vos objectifs et la marche à suivre pour avancer sans révéler vos points faibles. Si les discussions deviennent houleuses ou décousues, vous pouvez suggérer de faire une pause afin d’apaiser les tensions et de laisser à chacun le temps de réfléchir.
Il est également important de recentrer régulièrement la conversation sur les intérêts fondamentaux et les objectifs communs. Ramenez doucement les discussions vers les objectifs principaux afin que les négociations restent productives et axées sur la recherche d’un terrain d’entente, même en cas d’imprévus.
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Situation fictive illustrative : Un responsable de la santé publique du pays A négocie avec une coordinatrice de la gestion de crise du pays B pour élaborer un plan d’intervention sanitaire transfrontalier en cas d’urgence. Au début des discussions, alors que l’ordre du jour aborde l’allocation des ressources pour les unités sanitaires mobiles, la coordinatrice se montre soudainement frustrée et insiste pour que la distribution des vaccins soit traitée en priorité, alors que ce sujet est prévu pour une session ultérieure. Elle s’écarte alors du sujet, soulevant des préoccupations sans rapport avec les questions de trafic transfrontalier, ce qui exacerbe la tension dans la salle.
Pour reprendre le contrôle de la situation, le responsable de la santé publique fait calmement une référence à l’ordre du jour imprimé posé sur la table, soulignant l’importance de finaliser d’abord les protocoles de déploiement des unités mobiles, comme convenu précédemment. Il répond aux préoccupations de la coordinatrice avec précision et objectivité, note le sujet des vaccins pour la prochaine session et accepte d’inscrire le transit transfrontalier à l’ordre du jour d’une prochaine réunion. Alors que les discussions s’enveniment et que les voix s’élèvent, il propose une pause café de dix minutes pour permettre aux participants de se calmer. Pendant la pause, il rédige un résumé des points de discussion déjà convenus, qu’il distribue à la reprise des discussions afin de garantir la clarté et une compréhension commune.
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3.Quelles techniques peuvent être utilisées pour apaiser les tensions avec un interlocuteur imprévisible ?
Lorsque vous avez affaire à un interlocuteur imprévisible, commencez par l’écouter activement et lui témoigner une reconnaissance sincère. Encouragez-le à partager ses préoccupations et montrez-lui que vous l’écoutez en reformulant ses points clefs. Reconnaître son point de vue sans vous précipiter pour répondre lui donnera le sentiment d’être entendu, ce qui réduira souvent les tensions.
Il est également essentiel d’humaniser l’interaction. Aborder directement les préoccupations et utiliser l’introspection ou l’humour, le cas échéant, peut aider à détendre l’atmosphère. De petits gestes symboliques ou des concessions peuvent aider à apaiser les tensions et à faire preuve de bonne volonté.
Enfin, soyez attentif aux signaux non verbaux. Il est important de vous renseigner sur les normes culturelles de votre interlocuteur, d’observer son langage corporel et d’adapter subtilement votre style de communication au sien. Respectez son espace personnel et adaptez votre approche si vous remarquez des signes de malaise. Cette sensibilité vous permettra d’instaurer la confiance et de surmonter les différences culturelles.
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Situation fictive illustrative : Lors d’une réunion du Conseil de l’UE, une responsable des pêches d’un État membre côtier A de l’UE rencontre son homologue d’un État membre côtier B de l’UE afin d’explorer les possibilités de trouver un terrain d’entente sur les quotas de pêche annuels dans les zones marines sensibles. Le responsable du pays B arrive visiblement tendu et passe rapidement des préoccupations concernant les répercussions économiques locales à l’opinion publique, rendant la conversation imprévisible et chargée d’émotion.
Pour désamorcer la situation, la responsable du pays A utilise des techniques d’écoute active : elle invite son homologue à expliquer en détail chacune de ses préoccupations, puis elle résume et reformule calmement les points principaux. Pour humaniser l’échange, la responsable du pays A aborde directement ces préoccupations et, lorsque c’est approprié, détend l’atmosphère en réitérant les points d’accord, soulignant que la préservation de la biodiversité marine profite également au tourisme, un facteur important pour les deux économies. Remarquant la posture rigide et les regards inquiets du représentant du pays B, la responsable du pays A adapte subtilement son ton et sa gestuelle pour adopter un style respectueux mais informel, qui correspond à la zone de confort culturel du responsable du pays B. À un moment crucial, la représentante du pays A propose un geste symbolique : convenir conjointement de préconiser une réduction modeste et progressive des quotas saisonniers au sein de leur alliance, tout en s’engageant à promouvoir une surveillance scientifique commune et à encourager l’engagement communautaire, afin de garantir la transparence et le soutien des parties prenantes locales.
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4.Comment transformer l’imprévisibilité en avantage stratégique ?
Si les négociations imprévisibles peuvent être difficiles, elles offrent également des opportunités uniques lorsqu’elles sont menées de manière réfléchie. Une approche efficace consiste à mettre en évidence les contradictions entre les déclarations ou les actions de votre interlocuteur. Comme la plupart des gens considèrent que paraître cohérent est un signe de crédibilité, souligner ces incohérences peut les inciter à reconsidérer leurs demandes et à adopter une position plus conciliante.
L’imprévisibilité peut aussi vous permettre de réorienter les discussions vers vos points forts. Lorsque vos interlocuteurs changent soudainement leurs priorités ou introduisent de nouvelles exigences, saisissez l’occasion d’orienter la conversation vers les domaines dans lesquels vous êtes le mieux préparé ou pouvez apporter une valeur ajoutée évidente. Vous pourrez ainsi reprendre le contrôle de la situation et démontrer votre expertise, vos ressources ou vos solutions uniques.
Enfin, profitez des opportunités révélées par l’imprévisibilité. Les changements soudains sont souvent le signe d’intérêts cachés ou d’incertitudes. Vous pouvez alors poser des questions ciblées pour comprendre les motivations réelles de vos interlocuteurs et proposer des solutions créatives qui répondent à la fois à vos objectifs et à leurs préoccupations changeantes. Vous pourrez ainsi transformer la volatilité en une opportunité d’innovation et aboutir à des résultats mutuellement bénéfiques.
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Situation fictive illustrative : un spécialiste de la communication du service de presse du Conseil et une responsable des médias du Parlement européen préparent une campagne de sensibilisation commune sur les droits de vote au sein de l’UE. Au cours de la phase de planification, la responsable des médias change soudainement d’avis, passant de la priorité accordée à la communication sur les réseaux sociaux à l’exigence d’une coûteuse campagne publicitaire télévisée, ce qui contredit les engagements précédents en faveur d’une stratégie numérique.
Conscient de cette incohérence, le spécialiste fait alors référence aux déclarations antérieures de la responsable concernant le ciblage des jeunes générations en ligne, ce qui l’incite à reconsidérer sa position. Lorsque la responsable suggère d’organiser des événements dans des villes où le taux de participation est traditionnellement faible, le spécialiste saisit l’occasion de réorienter la discussion vers son domaine d’expertise : l’organisation d’événements locaux percutants, avec des tactiques d’engagement éprouvées. Il profite également de cette occasion pour poser des questions afin de déterminer si ces demandes sont motivées par de nouvelles données ou par des pressions politiques. Il découvre alors que les résultats d’un récent sondage ont influencé les priorités.
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Conclusion
Une préparation minutieuse et une analyse approfondie aident les négociateurs à rester concentrés et résilients, même dans des situations incertaines. Grâce à ces compétences, l’imprévisibilité devient une source d’informations plutôt qu’une source de stress, ce qui permet au négociateur de protéger ses intérêts et d’obtenir des résultats constructifs. En abordant les incohérences de manière structurée, vous pourrez surmonter les obstacles imprévus et obtenir des résultats positifs, même lors de négociations difficiles.
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Lien vers la rediffusion : https://www.youtube.com/watch?v=lqojq2CMqHY
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